Depois de vermos quais os principais erros na gestão de projetos, vamos focar em itens para se criar um bom cronograma. Erros na elaboração de um cronograma pode possibilitar diversas falhas, desde estourar o orçamento até atrasar entregas - e não é o que queremos.
Curso Gerenciamento de projetos - Fundamentos
Conhecer o cursoO cronograma, além de nos ajudar a ver o que deve ser feito no projeto, é criado visando principalmente as entregas do projeto. Por isso, a elaboração de um bom cronograma é importante para visualizar o projeto como um todo para assim poder executá-lo.
O cronograma nos ajuda muito na hora de fazer a gestão do tempo de um projeto. Nele é apresentado basicamente a conexão de tarefas, datas, durações e recursos. Sendo assim, vamos abordar neste artigo as etapas que devemos seguir a fim de criar um bom cronograma e com isso, ter um bom desempenho durante o desenvolvimento do projeto.
Definir muito bem o escopo do projeto
Essa é das partes mais importantes: se você errar aqui, provavelmente vai errar lá na frente. O escopo deve ser muito bem definido e claro. Deve-se definir a finalidade do projeto, o que será feito, qual o orçamento, quantos e quais recursos são necessários e estimativa de tempo.
Identificar todas as tarefas necessárias
A partir do escopo, você deve identificar quantas e quais são as entregas do seu projeto até que ele seja entregue como um todo. Dentro dessas entregas, você deve descrever literalmente todas as tarefas necessárias a serem executadas. A partir dessa lista de tarefas que você vai analisar se a estrutura do cronograma está adequada ao tipo de entrega que você quer alcançar, ou não.
Identificar recursos
Você deve identificar quais recursos serão empregados em cada atividade. Esses recursos podem ser de trabalho (pessoas e equipamentos) ou materiais (itens utilizados para completar as tarefas). Você também irá definir quem será responsável por cada parte dessas tarefas. Se você colocou uma pessoa na tarefa A e ao tempo para executar a tarefa B, possivelmente ela não conseguirá dar foco nas duas, caso essas tarefas exijam muito. A mesma coisa serve para um mesmo equipamento em tarefas diferentes que precisam ser executadas no mesmo momento, o que acaba não dando certo pois esse recurso já estará sendo utilizado por outra tarefa.
Também é interessante analisar os fornecedores desses recursos caso os tenha, pois o atraso em uma entrega pode impactar a realização da tarefa.
Verificar as tarefas com dependências
Devemos identificar no nosso cronograma tarefas que tem dependências de outras, ou seja, quando uma tarefa não pode começar se outra não tiver sido finalizada. Então, devemos vincular essas tarefas para uma melhor visualização e planejamento. Assim, se uma tarefa atrasar e outras estiverem vinculadas a ela, você já saberá que a data da entrega poderá sofrer atrasos, fazendo com que a entrega final sofra com isso também. Para esses casos, você deverá criar alguns planos para resolver isso.
Estimar o tempo de duração
Agora você irá determinar as durações das tarefas e isso varia muito com a estrutura do cronograma e do porte do projeto. Para estimar você pode utilizar a forma que melhor se encaixa no seu projeto, dependendo do seu nível de detalhamento, podendo ser em horas, dias, semanas e por aí vai. Essa parte é importante fazer juntamente a sua equipe.
Atualização é essencial
Não adianta perder um tempo na elaboração do cronograma e deixá-lo encostado. É importante a frequência de atualizações para se saber ao certo como está o andamento do projeto, o que está sendo feito, o que atrasou, tudo para que possamos tomar medidas necessárias a tempo, para que não prejudique a entrega final. Isso também é fundamental pois assim o time consegue acompanhar o próprio desenvolvimento.
Também não podemos nos esquecer de uma etapa muito importante: o controle do cronograma, uma parte que exige atenção e disciplina, onde devemos analisar o planejado e o realizado.
Com o cronograma você consegue ter uma melhor visão do seu projeto, conseguindo monitorar o andamento do mesmo. Deve ser de fácil interpretação para a equipe do projeto, o profissional deve olhar e entender quais tarefas deverão ser executadas, quando e qual a relação entre elas.
Claro que no meio do caminho pode ser necessário algumas mudanças, também pode acontecer em alguns projetos onde as coisas não estão acontecendo conforme o planejado, aí é preciso rever o cronograma e ter novas estratégias, como atualizar com novas datas, inserir novas tarefas caso necessário, adicionar um novo recurso… Modificar o cronograma não quer dizer que tudo está dando errado, mas é importante ver e fazer as alterações necessárias para se ter o mínimo de impacto possível, além de ter um registro dessas alterações documentado. Você pode produzir esse cronograma manualmente, mas geralmente é utilizado (e recomendado) algum software de gerenciamento de projetos.
No próximo artigo, veremos um pouco sobre o Gráfico de Gantt.
